1.経費精算に時間を奪われる30人規模の会社の現実

 

30人前後の規模の会社では、経理担当者が1〜2名しかいないケースが一般的です。
日々の記帳や請求書処理に加えて、特に負担になりやすいのが 「経費精算」 です。

社員が営業活動や出張で立て替えた経費を申請するたびに、

• 領収書の提出漏れや不備の確認
• Excelや紙での申請内容を手作業で入力
• 上長や経営者の承認待ちで処理が滞る

といった作業が発生します。結果として、経理担当者は経費精算に追われ、コア業務に時間を割けなくなってしまいます。

一方で、近年は 経理代行サービス を活用することで、この「経費精算の手間」を大幅に削減する会社が増えています。
経理代行は単に「入力を代わりにやる」だけではなく、仕組みづくりから運用サポートまで担える存在です。

本記事では、30人規模の会社が直面しやすい経費精算の課題を整理し、経理代行を導入することでどのように業務が変わるのかを具体的に紹介していきます。

 

2なぜ中小企業の経費精算は非効率になりがちなのか

 

30人規模の会社では、経費精算の仕組みが整っていないことが多く、経理担当者や社員の手間が膨れ上がってしまいます。ここでは、中小企業にありがちな非効率の要因を整理します。

2-1. 手作業による入力や確認の手間

多くの中小企業では、経費精算を Excelや紙ベース で行っています。
社員がExcelに入力 → 領収書を添付 → 上司に提出 → 経理が内容を再入力 …という流れです。
この二重入力・三重チェックの仕組みは、時間もかかり、入力ミスも発生しやすくなります。

2-2. 領収書の回収遅れ・不備によるストレス

「領収書をなくした」「日付や金額が不明確」といったケースは日常茶飯事です。
経理担当者は不足している書類を確認するために、社員一人ひとりに催促しなければならず、非常に大きな負担となります。

2-3. 承認フローの停滞

中小企業では、最終承認を経営者や管理職が行うケースが多いですが、忙しさのあまり承認が止まってしまうことがあります。
その結果、経理が締め処理を進められず、支払いが遅れたり、月次決算が遅延する原因となります。

2-4. 経理担当者の負荷集中

小規模な経理体制では、経費精算に関するすべての業務が経理担当者一人に集中します。
入力・確認・催促・集計までをすべて担うことで、他の業務（請求書発行、入金管理など）が後回しになり、会社全体のバックオフィスが滞りやすくなります。

📌 このように、中小企業では 「仕組みの未整備」 と 「人手不足」 が重なり、経費精算が非効率になりがちです。

 

3.経理代行を導入すると経費精算がこう変わる

 

経費精算の非効率を解消する大きな手段が 経理代行の活用 です。
単なる「入力作業の外注」ではなく、フローそのものを見直し、仕組みごと改善できる点に特徴があります。ここでは、経理代行を導入すると具体的にどう変わるのかを見ていきましょう。

3-1. 領収書・請求書の整理から入力までを丸ごとアウトソース

社員が提出した領収書や経費精算書を、経理代行が受け取り、整理・入力まで代行します。
経理担当者はチェック業務に集中でき、作業負担が大幅に軽減されます。

💡 効果：経理担当者は「入力作業」から解放され、確認・承認に専念できる。

3-2. クラウドシステム連携で自動仕訳・自動集計

経理代行会社はクラウド会計や経費精算システム（freee、マネーフォワード等）を活用することが多く、銀行口座やクレジットカードのデータを自動で取り込みます。
これにより、入力作業を最小限に抑えつつ、仕訳や集計がスピーディーに行われます。

💡 効果：人力作業が減り、処理スピードが数倍に向上。

3-3. ダブルチェック体制で精度を担保

代行会社では、入力や仕訳に対して複数の担当者による確認を行うケースが一般的です。
そのため、自社の経理担当者だけで処理するよりも、正確性が高まり、ミスのリスクが軽減されます。

💡 効果：経理担当者一人のミスに依存せず、安心して経費データを活用できる。

📌 経理代行を導入すれば、経費精算は「面倒で時間を奪う作業」から「正確でスピーディーな仕組み」へと生まれ変わります。

 

4.経理代行で得られる3つの経営メリット

 

経理代行の導入は、単に「作業を外注する」だけではありません。
経費精算を効率化することで、会社全体の経営に直接的なメリットをもたらします。ここでは特に効果の大きい3つのポイントを紹介します。

4-1. 経理担当者の負担軽減 → 生産性向上

経理代行が入力や領収書整理を担うことで、経理担当者は「数字を整える作業」から解放されます。
その分、

• 月次決算の早期化
• 資金繰り管理
• 経営層へのレポート作成

といった より付加価値の高い業務 に時間を割けるようになります。

💡 メリット：経理が単なる「作業部門」ではなく、「経営を支える部門」に進化する。

4-2. 経営者の承認作業を効率化 → 本業に集中できる

クラウドシステムを活用することで、経営者はスマホやPCからワンクリックで承認が可能になります。
従来のように「紙の精算書にサイン」「後日まとめて確認」といった手間がなくなり、意思決定のスピードが格段に上がります。

💡 メリット：承認作業の停滞がなくなり、社長が本業（営業・戦略立案）に専念できる。

4-3. タイムリーな経費データ → 経営判断に活かせる

経理代行とクラウド会計を組み合わせれば、経費データがほぼリアルタイムで集計されます。
「今月の出張費が予算を超えていないか」「販促費の効果は出ているか」といった情報を、社長や管理職がすぐに確認できます。

💡 メリット：勘や感覚ではなく、数字に基づいた意思決定が可能になる。

📌 このように、経理代行は単に「楽になる」だけではなく、経営スピードを上げ、会社の成長を後押しする効果 を持っています。

5.導入を成功させるためのポイント

 

経理代行は非常に効果的な仕組みですが、ただ導入するだけでは十分な成果を得られません。
「自社の業務に合った形で運用できるか」が成功のカギになります。ここでは、導入をスムーズに進めるための3つのポイントを紹介します。

5-1. 自社の経費精算フローを整理しておく

経理代行に依頼する前に、まず自社の経費精算の流れを可視化しましょう。

• 誰が経費を使うのか
• どのように申請しているのか
• 承認は誰が行っているのか

こうした基本フローを明確にしておくことで、代行会社との打ち合わせがスムーズになり、不要な手戻りを防げます。

5-2. 経理代行会社との役割分担を明確化

「どこまで代行してもらい、どこからは社内でやるのか」を明確に決めておくことも重要です。

• 領収書の収集は社員が担当
• 仕訳入力や集計は経理代行が担当
• 最終承認は経営者が担当

といった具合に線引きしておけば、責任の所在が曖昧にならず、効率的に運用できます。

5-3. クラウド会計や経費精算システムとの併用

紙やExcelに頼ったままでは、経理代行の効果を十分に発揮できません。
クラウド会計や経費精算システムを併用することで、

• 領収書をスマホで撮影して即申請
• データが自動で仕訳・集計
• 経理代行とリアルタイムで情報共有

といった効率的な運用が可能になります。

📌 経理代行を「ただの外注」ではなく「仕組み改善のパートナー」と位置づけることが、導入成功の最大のポイントです。

6.まとめ

30人規模の会社にとって、経費精算は「小さな手間の積み重ね」でありながら、経理担当者や経営者の時間を大きく奪う業務です。

しかし、経理代行を活用すれば——

• 領収書整理や入力作業を外部に任せられる
• クラウドシステムで承認・集計を効率化できる
• 経営者がリアルタイムで数字を把握できる

といった効果が得られ、経理の負担が軽減されるだけでなく、経営判断のスピードも高まります。

経費精算の手間は「仕方ないもの」ではなく、「仕組みで解消できるもの」です。
特に人手が限られる中小企業にとっては、経理代行を導入することで、バックオフィスの負担を減らし、本業に集中できる環境を整えることができます。

👉 「経費精算に追われている」「経理担当者が疲弊している」と感じている社長は、ぜひ経理代行の導入を検討してみてください。