RPAでどのくらい業務効率化できる？コスト削減効果を検証

1.RPAで効率化できる業務

RPAは主に 「ルールが決まっている」「繰り返し発生する」 業務に適しています。ここでは、中小企業で特に効率化が期待できる データ入力・請求処理・メール対応 の3つの業務について詳しく解説します。

① データ入力の自動化

RPAで自動化できる作業例

• 顧客情報の入力（ExcelやCRMシステムへの転記）
• 受発注データの登録（注文フォームから基幹システムへの転記）
• アンケートや問い合わせデータの整理

導入のメリット

手作業でのデータ入力はミスが発生しやすく、修正にも時間がかかります。RPAを導入すれば、 入力ミスを防ぎながら、作業時間を大幅に短縮 できます。例えば、1件あたり5分かかる入力作業をRPAで1分に短縮できれば、1日100件の入力で 約7時間分の業務時間を削減 できます。

② 請求処理の自動化

RPAで自動化できる作業例

• 請求書の作成（テンプレートを使用し、自動でPDFを生成）
• 取引先ごとの請求情報の更新（会計ソフトやERPシステムとの連携）
• 請求書の送付（メールやクラウドサービスを介した自動送信）

導入のメリット

請求処理は、金額の誤入力や送付漏れが発生すると、 企業の信頼に関わる重大なミス につながります。RPAを活用すれば、請求書の作成から送付までを自動化できるため、 人的ミスを防ぎながら、処理スピードも向上 します。

③ メール対応の自動化

RPAで自動化できる作業例

• 定型メールの自動返信（問い合わせ受付・注文確認・予約受付）
• メールの振り分け（重要メールの仕分け、担当者への転送）
• 追跡メールの自動送信（未入金の顧客へのリマインダー送信）

導入のメリット

メール対応にかかる時間は 1通あたり3〜5分 程度ですが、1日数十通の対応を求められる場合、かなりの業務負担になります。RPAを導入すれば、 定型メールの対応を自動化し、スタッフの時間を削減 できます。その結果、より重要な業務に集中できる環境が整います。

　

2. 人件費削減の具体的な試算

RPAを導入すると、業務時間が短縮されることで 人件費の削減 が期待できます。ここでは、具体的な計算例を示しながら、どの程度のコスト削減効果があるのかを見ていきます。

業務時間×時給ベースでのコスト試算

まず、RPAが導入される前後での業務時間とコストを比較してみましょう。

試算の前提条件

• 1人の従業員が1時間あたり 1,500円 の人件費（給与＋社会保険料などを含む）
• 1日8時間勤務、週5日、月20日稼働
• 1日の業務のうち、 データ入力・請求処理・メール対応で合計3時間 を費やしている

RPA導入前（手作業）

• 1ヶ月の業務時間 ：3時間 × 20日 ＝ 60時間
• 1ヶ月の人件費 ：60時間 × 1,500円 ＝ 90,000円

RPA導入後（自動化）

• RPAにより 業務時間を70%削減 できたと仮定（3時間 → 0.9時間）
• 1ヶ月の業務時間 ：0.9時間 × 20日 ＝ 18時間
• 1ヶ月の人件費 ：18時間 × 1,500円 ＝ 27,000円

削減効果の試算

• 月間削減額 ：90,000円 – 27,000円 ＝ 63,000円のコスト削減
• 年間削減額 ：63,000円 × 12ヶ月 ＝ 756,000円のコスト削減

このように、 1人分の業務をRPAで効率化するだけで、年間約75万円のコスト削減 が可能になります。従業員が複数名いる企業や、より多くの業務を自動化した場合は、さらに大きな削減効果が期待できます。

成功事例：中小企業のRPA活用例

事例①：小売業（従業員10名規模）

導入前 ：店舗ごとの売上データを毎日手作業でExcelに入力（1日2時間）
導入後 ：RPAによりデータ入力を完全自動化 → 月間40時間の削減（約6万円のコスト削減）

事例②：製造業（従業員50名規模）

導入前 ：月末の請求書発行作業に毎回3日かかる（1回あたり24時間）
導入後 ：RPAが請求書を自動作成＆送付 → 月間20時間削減（年間約36万円の削減）

　

3.導入事例から見るお客様の声

① 経理業務の効率化で残業時間を80%削減！（製造業・A社）

【導入前の課題】
A社では、請求書処理や支払業務をすべて手作業で行っており、毎月の締め作業の際には膨大な時間がかかっていました。特に月末は残業が常態化し、担当者の負担が大きい状態でした。

【RPA導入後の変化】
✅ 請求書のデータ入力・仕訳作業を自動化し、処理時間を60%短縮
✅ 手作業で発生していた入力ミスを削減し、確認作業が大幅に減少
✅ 残業時間が月40時間→8時間に削減され、従業員の負担が軽減

【導入担当者の声】
「RPA導入後、請求書処理が驚くほど早くなりました。締め作業のプレッシャーが減り、残業も大幅に削減できたことで、従業員の満足度も向上しました。」

② カスタマーサポートの自動化で人件費20%削減！（サービス業・B社）

【導入前の課題】
B社では、毎日数百件の問い合わせに対応しており、特によくある質問への対応に多くの時間が取られていました。顧客対応の品質を維持しながら、効率を上げる方法を模索していました。

【RPA導入後の変化】
✅ FAQに関する問い合わせをRPA＋チャットボットで自動化し、対応時間を50%短縮
✅ 繰り返しの業務が減ったことで、スタッフがより高度なカスタマーサポート業務に集中
✅ 人件費を年間20%削減し、コストダウンに成功

【導入担当者の声】
「導入前は、毎日同じ質問への対応に時間を取られていましたが、RPAとチャットボットの活用で、その負担が大きく減りました。お客様にもスムーズな対応ができ、満足度向上にもつながっています。」

　

③ 受注処理の自動化で処理スピード3倍向上！（物流業・C社）

【導入前の課題】
C社では、FAXやメールで届く注文データを手作業で基幹システムに入力しており、入力ミスや処理の遅延が発生していました。繁忙期には業務が追いつかず、納期遅延のリスクもありました。

【RPA導入後の変化】
✅ 受注データの入力作業を自動化し、処理スピードが3倍向上
✅ 入力ミスがほぼゼロになり、確認作業の手間が削減
✅ 繁忙期でもスムーズな受注対応が可能になり、顧客満足度が向上

【導入担当者の声】
「RPAを導入してから、注文処理が圧倒的にスムーズになりました。これまでミスが多かった部分も自動化されたことで、業務の正確性が向上し、取引先からの信頼も高まりました。」

　

4.RPAは中小企業の成長を支える強力なツール

RPAを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

✅ 業務のスピードアップ＆ミス削減
✅ 人件費を大幅にカットし、経営を改善
✅ 従業員の負担を軽減し、より価値の高い業務に集中できる

　

特に人手不足に悩む中小企業にとって、 RPAは業務効率化とコスト削減の両方を実現する有効な手段 です。

導入コストも年々低下しており、今後さらに普及が進むことが予想されます。

まずは 小さな業務からRPAを導入し、効果を試しながら拡大 していくのが成功のカギです。